Quali sono gli strumenti informatici che il Ministro della Giustizia deve approntare al servizio della funzione giudiziaria, è la nuova domanda cui occorre dare una risposta chiara?
Abbiamo affrontato questo argomento con Sergio Brescia – Direttore Generale dei sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia
Quale è il contesto IT del Ministero della Giustizia?
L’organizzazione che il Ministero della Giustizia ha dato alle attività informatiche è fra quelle più avanzate e più equilibrate nell’ambito della P.A.; una direzione generale con autonomia tecnica e finanziaria, posta sotto la direzione della conferenza dei Capi dipartimento, infatti, coniuga la necessità di un indirizzo unitario delle scelte con la altrettanto pressante necessità che queste siano al servizio dei vari dipartimenti del Ministero.
L’Amministrazione della Giustizia ha una complessità molto forte visto che la sua struttura non sempre è gerarchica e gli uffici giudiziari tendono a dilatare il concetto di indipendenza, che la Costituzione garantisce nell’esercizio della giurisdizione, all’organizzazione dei servizi (sistemi informatici) che, invece, è attività amministrativa posta sotto la responsabilità del Ministro della Giustizia.
La gestione del Ministero, fino ad alcuni anni fa, era una gestione del “corrente” senza alcuna programmazione e neppure razionalizzazione. Sostanzialmente provvedeva alla erogazione di beni e servizi (personale, locali e fondi per l’acquisto dei materiali di consumo) che erano stabili . nel breve periodo. L’informatica ha sparigliato questo stato di cose trattandosi di strumenti flessibili di enormi potenzialità che impattano pesantemente con gli assetti organizzativi tradizionali.
Chi definisce i parametri di analisi del sistema informatico per la gestione dei servizi della giustizia civile e penale?
I sistemi informatici non sono più mera automazione dei registri e, quindi, è palese che tali delicate attività vadano governate con continuità e con metodo. E’ un nuovo ruolo professionale che si aggiunge agli altri sia per i magistrati che per il personale di cancelleria. Un ruolo che non può essere a tempo pieno.
Chi presiede alla definizione delle regole di un sistema informativo e al suo aggiornamento, deve conservare il contatto con l’attività giudiziaria perché è quello l’alimento che consente di fare le scelte opportune e in sintonia con l’evoluzione della giurisprudenza. Occorre, inoltre, assicurare che l’informatica sia coerente con le modifiche normative, con la politica del personale. Non si può, contemporaneamente, informatizzare un servizio e potenziarne il personale addetto: è, o potrebbe essere, contraddittorio. Non si può, d’altra parte, fare una scelta in materia di automazione informatica e fare altra scelta, diversa e incompatibile, nel definire le norme.
Quali sono i progetti IT realizzati che hanno avuto un grande impatto negli ultimi anni?
Il PCT – Processo Civile Telematico e il SICP – Sistema Integrato della Cognizione Penale. Sono strumenti rivoluzionari perché partendo dalla automazione dei registri sono divenuti strumenti di integrazione delle attività di tutti gli attori del processo, nessuno escluso. Uno sforzo enorme in cui l’attività meramente informatica, possiamo dire paradossalmente, è stata la meno complessa. Diffusione del software, formazione, organizzazione dei servizi sono state e sono attività non ancora concluse e particolarmente complesse.Non è facile coinvolgere e motivare giudici, avvocati, cancellieri, ausiliari e creare un sistema in cui tutti parlano la stessa lingua (utilizzo di un medesimo software) ma ciascuno mantiene la sua autonomia.
Lo sforzo analogo compiuto dalla Amministrazione delle Finanze è stato facilitato dalla imposizione di uno standard molto rigido e predisposto dalla medesima Amministrazione anche per gli utenti esterni. Noi abbiamo scelto una strada diversa. Un po’ perché difficilmente sarebbe stato possibile una imposizione dall’alto ad una platea differenziata, eterogenea quale la nostra, un po’ perché crediamo nella autonomia e nel mercato. Le regole devono essere rigide, le realizzazioni degli strumenti informatici per gli avvocati e gli altri professionisti, sulla base delle regole, molteplici.
Quali saranno invece le nuove implementazioni?
Non posso dire quali saranno le prossime implementazioni in quanto il mio mandato è in scadenza, è certo pero che il massimo sforzo dovrà compiersi per rendere più sicuri i servizi. Sicurezza, anzi tutto, del funzionamento; un sistema che si fermava, una volta, creava contraccolpi minimi, perché gestiva il servizio di un ufficio; ora un server che si ferma, la rete che non funziona, paralizza un intero distretto.
L’altro aspetto della sicurezza è quello del dato. E’ l’eterna battaglia fra il bene e il male, e se il male si attrezza con nuove tecnologie, il bene deve essere in grado di far fronte alla sfida.E’ certo che la piena sicurezza non è raggiungibile. Perciò parlerei di sicurezza adeguata alle necessità di ogni specifico servizio. Va ricordato in proposito, poi, che c’è sempre la possibilità che il sistema venga attaccato da un “nemico interno”. Tutto questo impone vigilanza, controlli che possono essere effettivi se i servizi non sono concentrati in un unico punto, se vi è giusto equilibrio fra sicurezze fisiche e sicurezze informatiche, se sono molte le chiavi di accesso al sistema e diffuse fra molte persone.
L’ICT è una potente leva per la creazione di valore , quali sono i legami con il mondo della PA?
L’ICT è certo una potente leva per la creazione di valore, ma occorre saperla usare. Occorrono interventi coerenti fra modifiche normative, organizzative e informatizzazione. Coerenti sul piano strutturale e temporale. Ricordo, ad esempio, che alcuni anni fa si parlò di cedolino elettronico dello stipendio e, nello stesso tempo, vennero tagliati i fondi per l’informatica. Fummo costretti a togliere i servizi di posta a molti nostri utenti che, quindi, non potevano più ricevere il cedolino elettronico.
È possibile modernizzare le PA utilizzando come leva abilitante la tecnologia?
La tecnologia informatica è certo uno strumento importante di innovazione. Ma non è semplice ottenere risultati perché, spesso, la conoscenza della macchina organizzativa non si coniuga con la conoscenza delle potenzialità informatiche.Non basta saper di informatica così come non basta avere una infarinatura dei servizi. Occorre sapersi porre al di sopra delle proprie conoscenze in modo da guardarle con una prospettiva di insieme. Occorre immaginare l’organizzazione mentre si disegna la informatizzazione. In teoria si dovrebbe prima riorganizzare e poi creare gli strumenti informatici. Ma questo presuppone una capacità di astrazione che nessuno, credo, possieda per cui si utilizza, piuttosto, il metodo empirico di creare innovazione tecnologica e riorganizzare il servizio di conseguenza.
Quali sono le leve strategiche utilizzate dal CIO per governare la complessità informatica ?
Sono poche le leve strategiche che si possono utilizzare. Molte di queste, in una realtà complessa quale quella della giustizia sono in mano ad altre strutture. Occorre fare squadra, da una parte, e occorre coinvolgere il più possibile i futuri utenti nella progettazione. Il progetto deve essere il risultato di scelte condivise, in tal modo si crea una forza capace di vincere la pigrizia, l’inerzia. E’ chiaro che queste attività vanno governate in maniera molto forte; spinte centrifughe comportano una informatica anarchica e non sistemica.
Qual è il nuovo ruolo del CIO ? Il CIO deve essere un innovatore od un conservatore?
La mia esperienza è che il CIO deve avere i piedi per terra e, quindi, deve essere un realista più che un conservatore; ma nel contempo deve circondarsi di persone capaci di guardare al futuro, di sognare. Il suo compito, poi, è quello di prendere spicchi di sogno per farli divenire realtà del presente. Sono i geni quelli che aprono squarci nel futuro, ma sono le intelligenze dotate di metodo quelle che diffondono i tesori della intuizione all’umanità.
Dal tuo punto di osservazione privilegiato quale pensa sia il futuro dell’IT e quali i trend tecnologici più interessanti per l’innovazione di business ?
L’esperienza mi ha insegnato che non ha senso parlare di tecnologia fine a se stessa, la migliore tecnologia è quella adatta a risolvere i problemi e a facilitare i processi di business.
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Sergio BRESCIA magistrato di Cassazione fuori ruolo dal 1° dicembre 1997 con destinazione all’Ufficio del Responsabile dei sistemi informativi automatizzati con funzione, prima, di responsabile dell’Area Civile e di vicario del direttore generale e poi, dal 26.10.2006 al 28.2.2009, di direttore generale. Ha partecipato alle commissioni per la redazione dei testi normativi del Regolamento per la tenuta dei registri da tenere negli uffici giudiziari e del Regolamento per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile.