Intervista a Rosanna D’urso – Sap Value Program

Rosanna D’Urso, laureata in Ingegneria nel 1978, fino al 2000 opera in Sogei, società del gruppo Finsiel che sviluppa soluzioni informatiche per il Ministero delle Finanze, varie le responsailità assunte:

·         responsabile strumenti e Metodi dei processi produttivi;

·         responsabile dei progetti Privacy, Anno 200 e Euro

·         responsabile della Pianificazione Tecnica.

Passa a collaborare nel Comparto Informatico di Telecomitalia assumendo la responsabilità dello sviluppo risorse umane. Dal marzo 2002  è Responsabile nell'ambito di IT Telecom del progetto Sap Value Program.

 A lei abbiamo posto alcune domande.

 

Per i non addetti ai lavori, SAP è un oggetto misterioso, ci può svelare qualche segreto? 

 Il SAP non è assolutamente un oggetto misterioso, ma è una tecnologia, una tecnologia abilitante, rispetto ai processi di  funzionamento di un azienda, in particolare i processi di amministrazione finanza e controllo, acquisti ed HR.E’ una tecnologia ERP*  e come tale ha come peculiarità fondamentale l’integrazione ovvero riesce con le sue soluzioni a dare un supporto integrato a tutti i processi aziendali, esistono una serie  di sistemi  tutti  automaticamente integrati attraverso l’utilizzo di tabelle e codifiche comuni.Il SAP è una tecnologia distintiva molto affermata sul mercato internazionale. 

 *ERP (Enterprise Resource Planning)  

Quando, e in quale ambito, il Gruppo Telecom Italia  ha iniziato ad utilizzare SAP? 

 Il gruppo SVP  è stato costituito  nel marzo 2002, quando il Comitato Investimenti ha deciso di estendere la tecnologia SAP a tutto il Gruppo. In realtà c’erano stati già progetti  precedenti come il progetto SIRENA in Telecomitalia,  ed altri in Tim, TiLab, Telesoft, Netsiel  e altre. Quando abbiamo avviato la nostra attività la situazione era variegata e disomogenea, in termini  sia di estensione che di pervasività delle funzionalità. Il primo obiettivo è stato quello di unificare e razionalizzare,  portando tutte le aziende del Gruppo ad una stessa tipologia di implementazione  rilasciando nelle aziende soluzioni standard in termini di processi e di tecnologia a supporto.

 Quali sono i vantaggi per l'azienda, ma sopratutto per i suoi dipendenti nell'utilizzo quotidiano di un sistema ERP? 

L’obiettivo è quello di rafforzare attraverso una tecnologia integrata come SAP, il sistema di governo del Gruppo Telecom, cercando di implementare un linguaggio comune di comportamento in merito ai processi di riferimento, ad esempio creando un piano dei conti unico, classi merceologiche uniche e introducendo il concetto delle famiglie professionali, tutto ciò viene tradotto in SAP con  codifiche, tabelle e  regole.L’esigenza è rendere i dati confrontabili ed integrati, rispettando i tempi e la rapidità che il management ci richiede,  se la tecnologia è unica,  se le codifiche sono univoche, se i processi  di riferimento sono omogenei, ciò è possibile. I vantaggi per gli utenti sono molteplici, sicuramente la riduzione di attività manuali, il maggior automatismo e la maggiore integrazione aiutano a ridurre le attività di minor qualità come i controlli e la gestione di documenti.Possibilità per l’utente di operare in modalità più rapida ma non solo anche qualitativamente migliore, gli errori sono minimi e la qualità del dato è maggiormente garantita, l’errore umano si riduce. Il dato su SAP è certificato, ciò riduce  i controlli  ed aumenta la tranquillità dell’utente che è agevolato nel suo compito di controllo, inoltre l’utente SAP conosce una tecnologia all’avanguardia in tutto il mondo  e quindi aumenta il suo know how. 

 Quante persone lo stanno usando oggi e quante lo useranno domani? 

L’obiettivo sfidante è di portare queste soluzioni nei  60  raggruppamenti di aziende italiane, abbiamo iniziato con il settore media con Seat, La7, Finsiel, ITT,  nel 2003 si completerà l’estensione a tutto il gruppo.L’approccio è stato duplice, lì dove SAP non c’era, è stato implementato, sono stati chiusi  i sistemi preesistenti ed avviato SAP con le regole definite dal Gruppo.Lì invece dove SAP era già presente abbiamo seguito una logica di allineamento alle nuove codifiche previste mediante conversioni.Quest’iniziativa è stata condotta di concerto con i funzionali Corporate che hanno contribuito in maniera fondamentale nel ridisegnare le nuove regole e codifiche.Il progetto coinvolge moltissime persone, in primis gli utenti, poi i funzionali, ed infine SVP* che ad oggi conta circa 200 persone, siamo  partiti con un nucleo più piccolo, poi in seguito al fine di mantenere l’ownership delle soluzioni  abbiamo deciso di individuare risorse ed investito in formazione, in particolare nel corso del 2002 abbiamo costituito la Factory di Napoli che ad oggi conta circa 60 unità di sviluppatori, il resto delle risorse si  divide tra Roma e Torino.  

 *SVP (Sap Value Program)

 In questi giorni è prevista la conclusione del Progetto SAP TO SAP, può descrivere le fasi salienti del progetto?

 In Telecomitalia già esisteva la tecnologia SAP,  in questo caso si è pensato ad un allineamento, ad un passaggio dalle vecchie tabelle di codifica alle nuove e alla mappatura della nuova struttura organizzativa.Dopo aver verificato quali erano gli oggetti  da cambiare,  li abbiamo censiti, individuati tutti  e studiato quanto fossero pervasive le nuove codifiche e quali fossero gli impatti sulle tabelle che dovevamo cambiare,  quindi abbiamo valutato la portata del progetto e della soluzione che dovevamo portare in campo ed abbiamo individuato la modalità tecnologica più idonea a garantire la maggiore rapidità unita alla maggiore qualità.Verrà utilizzato un sistema automatico di conversione, verranno aggiornate le  codifiche in maniera diretta senza aver bisogno di appositi programmi, ciò riduce i margini di errore.Per fare ciò è necessario un fermo delle macchine, quindi è stato necessario individuare il cosiddetto periodo di buio, in cui il sistema non può essere variato ma solo visualizzato,  questo periodo implica il blocco di alcune operazioni,  al fine di garantire la minima discontinuità operativa, si è scelto il periodo festivo dal 19/04/2003 al 04/05/2003.

 Che cosa accade durante questo periodo?   

E’ importante sottolineare che il sistema resta disponibile in visualizzazione agli utenti, l’operatività quindi sarà molto limitata ma non azzerata.In questo periodo saranno effettuate le conversioni previste, a valle delle quali saranno necessari alcuni test per garantire il rispetto delle funzionalità, test in cui saranno coinvolti gli utenti, quindi abbiamo chiesto la disponibilità di risorse che fossero con noi, nel post conversione a testare e a verificare  le codifiche, per essere sicuri di riaprire il sistema il 5 maggio con tutte le funzionalità corrette ed adeguate.Sarà necessaria la presenza di alcuni utenti delle strutture coinvolte, per agevolare il loro lavoro stiamo predisponendo un help desk organizzato su due livelli, un primo gruppo di persone sarà presente durante le conversioni, un altro gruppo invece sarà a disposizione degli utenti a valle della riapertura del sistema SAP.   

Quali sono i problemi che ha dovuto affrontare? 

C’è stato un grande impegno di SVP, nella gestione del cambiamento, legato al problema di introdurre nuove modalità funzionali e nuove tecnologie a supporto, SVP ha svolto la funzione di raccordo con tutte le aziende coinvolte,  con compiti di gestione delle informazioni, raccolta delle esigenze ed armonizzazione all’interno dei processi Corporate. I notevoli volumi da gestire, uniti alle diversità dei business sono stati elemento di complessità, SAP è stato implementato  non solo in società di TLC ma anche nei media, nell’editoria, nell’IT, ogni azienda aveva esigenze diverse.L’approccio individuato, disegnare soluzioni comuni e poi portarle attraverso la verifica di fattibilità all’interno delle aziende, è stato sicuramente un elemento vincente in termini di rapidità dell’implementazione.Le aziende hanno valutato l’introduzione di SAP come un’opportunità, la soluzione non è stata adottata secondo modalità Top-Down, ma c’è stata condivisione, sono stati aperti molti tavoli congiunti di analisi,  ed  alle volte alcune soluzioni specifiche di aziende sono diventate standard per tutti,  è stata un’occasione di arricchimento. 

Il rapporto con gli utenti come è stato gestito in termini di informazione e formazione? 

 Il progetto  richiede molta comunicazione e formazione sia lato processi che  lato tecnologia.In Telecomitalia non c’è stato un cambio di processi, non c’è stato  un cambio di attività, ma ci sono nuovi codici, nuove codifiche, quindi un utente deve ricordarsi che è cambiata la codifica di quel conto e che ne deve utilizzare un altro, abbiamo operato con attività di comunicazione pubblicando sul sito, le tabelle di trascodifica, le modalità e i tempi delle conversioni.L’utente conoscendo a memoria i vecchi codici, perché li utilizza da tempo, avrà un minimo di necessità di imparare i nuovi codici, grazie allo sforzo fatto in termini di comunicazione probabilmente ridurremo il disorientamento. Inoltre in questi giorni abbiamo informato con mail dirette, i 9000 utenti di  Telecomitalia e i  4000 utenti  che utilizzano l’e-procurement, indicando  le attività previste ed il calendario dei tempi. 

Quali sono i prossimi traguardi della sua struttura?Ci sono due grandi progetti in cantiere:

• SISMAT (2000 utenti)Dismissione di tutti i vecchi magazzini ed adozione del nuovo modello operativoü     
• EMPLOYEE SELF SERVICES (50000 utenti)Nuova gestione delle risorse umane del Gruppo Telecomitalia, gestione automatizzata delle famiglie professionali, dei time-sheet e delle note spese